Zorgcentrum de Zuilen en de professionals in dienst hebben de plicht tot geheimhouding van alle zaken betreffende de cliënt die hen uit hoofde van hun functie ter kennis zijn gekomen en waarvan zij weten of redelijkerwijs kunnen vermoeden dat zij tot geheimhouding daarvan zijn gehouden. Soms is het voor goed verloop van de zorgverlening noodzakelijk dat wij contact hebben met uw huisarts, uw specialist of hulpverleners.

Voor inhoudelijke informatie zie privacyreglement van Zorgcentrum de Zuilen.

• Inzage, bewaren en vernietigen van gegevens

Zorgcentrum de Zuilen houdt een dossier bij met gegevens omtrent de specifieke situatie van de cliënt, de verzorging en behandeling. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor een goede zorg/ dienstverlening. De client heeft het recht op inzage in zijn gegevens, de client heeft ook recht op afschrift, aanvulling, correctie, afscherming, vernietiging en verwijdering van zijn gegevens.

Voor het geven van inzage in of het verstrekken van persoonsgegevens aan eenieder die niet bij de zorgverlening is betrokken en niet als contactpersoon staat vermeld, heeft Zorgcentrum de Zuilen de uitdrukkelijke en gerichte toestemming van de client nodig. Zorgcentrum de Zuilen bewaart de gegevens gedurende vijftien jaar na beëindiging van de zorgverlening. Na vijftien jaar heeft de client recht op vernietiging van zijn gegevens.

Zorgcentrum de Zuilen handelt naar de regelgeving zoals vastgelegd is in de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG).

• Cadeaus

De professionals van Zorgcentrum de Zuilen ontvangen van de organisatie een salaris. Zij mogen geen cadeaus of andere giften aannemen.

• Auto

De professionals mogen voor de client geen gebruik maken van de eigen auto of van de auto van de client. Zorgcentrum de Zuilen kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de eventuele hieruit voortvloeiende schade.

• Pauze

Zorgcentrum de Zuilen gaat ervan uit dat tijdens de uitvoering van de zorg de mogelijkheid bestaat om tijd in te plannen voor een koffie/ theepauze.

Zorgcentrum de Zuilen vraagt begrip voor onderstaande punten:

• Incidentele afwezigheid van de zorgprofessionals voor zoals overleg en scholing
• Het wisselen van zorgprofessionals, hetgeen soms onvermijdelijk is vanwege ziekte, vakantie en noodzaak van plaatsing van de zorgprofessionals bij een andere cliënt
• Vervanging tijdens vakantie alleen in noodzakelijke gevallen, hulpverlenersuren worden optimaal mogelijk ingezet.

• Privacyregeling
  • Begripsomschrijvingen
    • Persoonsgegevens

Gegevens die herleidbaar zijn tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon. Persoonsgegevens als naam, adres, geboortedatum, bsn, als wel gegevens betrekking hebbend op opleiding, arbeidsbetrekking, arbeidsverleden, verzekerde belangen, arbeidsongeschiktheid, salaris en uitkering ect.

• Verwerking van persoonsgegevens

Elk handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, als het verzamelen, vastleggen, beoordelen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, in verband, verwijderen of vernietigen van gegeven

• Dossier

Verzamelen van gegevens met betrekking tot de registratie van 1 persoon, onderdeel zijnde van het persoonsregister

• Persoonsregistratie

Een gestructureerd geheel van persoonsgegevens dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen

• Verantwoordelijke

Zorgcentrum de Zuilen, vertegenwoordigt door haar directie

• Betrokkene

Ieder natuurlijk persoon op wie gegevens, voorkomend in een dossier of de persoonsregistratie, betrekking hebben.

• Gebruikers

Medewerkers werkzaam bij Zorgcentrum de Zuilen dat onder toezicht de zorg coördinator. De zorg coördinator is bevoegd persoonsgegevens in de persoonsregistratie te verwerken dan wel te gebruiken.

• Verstrekken van persoonsgegevens

Het verstrekken van persoonsgegevens uit de persoonsregistratie al dan aan een persoon of instantie anders dan uit betrokken gebruikers

Zorgvuldigheid staat hoog in het vaandel bij zorgcentrum de Zuilen. Ook random privacy gaan we nauwgezet en transparant te werk. Daarbij vormt, naast andere (Europese) regelgeving, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) het wettelijk kader.

Als betrokken, transparante en flexibele zorginstelling zijn wij gedreven om er op alle fronten voor te zorgen dat cliënten zo zelfstandig en prettig mogelijk kunnen leven, ook als het om privacy gaat. Wij registreren nier meer dan nodig en is ook niet langer dan nodig.

Gegevens worden in een beveiligde omgeving bewaart en zorgvuldig en volgens de wet- en regelgeving zoals die dat eist.

Hieronder zal er toegelicht worden hoe Zorgcentrum de Zuilen in de praktijk omgaat met het vastleggen van (bijzondere) persoonsgegevens en waar de informatie voor wordt gebruikt.

Om ons werk als zorginstelling goed te kunnen uitvoeren verzamelt Zorgcentrum de Zuilen, binnen de wettelijke kaders, informatie. De reden waarom deze informatie wordt verzameld is om de zorg zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren, het is erg belangrijk om overeenkomsten met mensen goed op te stellen zodat de zorg zo passend mogelijk aangeleverd kan worden. Het verzamelen van persoonlijke- contactgegevens dient altijd een specifiek doel.

Zorgcentrum de Zuilen verzamelt informatie van mensen die op een of ander manier een relatie met onze organisatie. Deze mensen zijn cliënten, huurders, mantelzorgers, vrijwilligers, eigen en ingehuurde medewerkers, medewerkers van samenwerkingspartners zoals toeleveranciers ect.

Zorgcentrum de Zuilen verzamelt de volgende gegevens:

Cliënten: naam, adres, woonplaats (NAW- gegevens), Burgerservicenummer (BSN), zorgverzekering gegevens, medische gegevens, telefoonnummer en indien aanwezig het e-mailadres.

Deze informatie is nodig voor het verlenen van zorg en de daarbij horende declaratie.

Wettelijke vertegenwoordigers van cliënten: NAW- gegevens en e-mailadres. Deze informatie is nodig om met de wettelijke vertegenwoordiger over de verleende zorg aan de betreffende cliënt te communiceren.

Mantelzorgers: NAW- gegevens, e-mailadres. Deze informatie is nodig voor de communicatie.

Medewerkers: NAW- gegevens, e-mailadres, Burgerservicenummer (BSN) en bankrekeningnummer. Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst, het uitbetalen van salaris en voor communicatie in het algemeen met medewerkers.

Zelfstandige zonder personeel (ZZP- er): NAW- gegevens, e-mailadres, Burgerservicenummer (BSN). Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst, het uitbetalen van facturen en voor communicatie in het algemeen met medewerkers.

Vrijwilligers: NAW- gegevens, e-mailadres. Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst en voor het uitbetalen van declaraties.

Aspirant cliënten: bij verzoek om informatie registreren wij NAW- gegevens om de informatie te verstrekken.

Samenwerkingspartner: naam, e-mailadres en bankrekeningnummer. Deze informatie is nodig voor de bereikbaarheid en het uitbetalen van nota’s of leveren van diensten op basis van een overeenkomst of contract.

De registratie van gegevens van personen worden geregistreerd door Zorgcentrum de Zuilen.

Om een goede administratie te kunnen behouden bewaart Zorgcentrum de Zuilen bepaalde persoonsgegevens enige tijd maar nooit langer dan noodzakelijk is. Zo bewaren wij cliëntdossiers nog vijftienjaar nadat de zorg is gestopt. En voor de gegevens van medewerkers geldt voor sommige gegevens, op grond van de belastingwetgeving, een bewaartermijn van vijf jaar na uitdiensttreding. Voor overige gegevens van medewerkers hanteert Zorgcentrum de Zuilen de richtlijn van twee jaar na uitdiensttreding.

Uiteindelijk is de Raad van Bestuur van Zorgcentrum de Zuilen verantwoordelijk voor uw gegevens. Ook zijn andere medewerkers, vrijwilligers, extern personeel formeel en moreel verantwoordelijk voor de informatieveiligheid binnen Zorgcentrum de Zuilen. De organisatie heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot informatiebeveiliging vastgesteld en toegewezen aan specifiek verantwoordelijke medewerkers binnen de organisatie en aan een zogeheten functionaris voor de gegevensbescherming. De gegevensbescherming bewaakt de beschikbaarheid, integriteit en verantwoordelijkheid van persoonsgegevens en overige informatie in en namens Zorgcentrum de Zuilen.

Zorgcentrum de Zuilen besteedt voortdurend aandacht aan maatregelen die de privacy verder verbeteren in de systemen die wij gebruiken. Wij verzamelen alleen die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om ons werk goed te kunnen doen. De verzamelde gegevens zijn alleen inzichtelijk voor diegene die vanuit hun functie of rol betreffende gegevens nodig hebben.

Op grond van de AVG hebben mensen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen als hun persoonsgegevens worden verwerkt. De bestaande privacy rechten worden uitgebreid. In opsomming heeft een client de volgende rechten:

• Het recht op vergetelheid (recht om vergeten te worden)
• Het recht op beperking van de verwerking (minder gegevens laten verwerken)
• Het recht op geautomatiseerde besluitvorming en profilering (recht op een menselijk blik bij besluiten)
• Het recht om de gegevens toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken
• Het recht om een klacht te kunnen indienen bij de relevante privacy toezichthouder
• Het recht o informatie over wie er inzage heeft (gehad) in zijn of haar gegevens
• Het recht op dataportabiliteit (daarmee worden alle geregistreerde persoonsgegevens omgezet in een digitaal format zodat zij ingelezen kunnen worden in een ander systeem)

Zoals in de AVG beschreven staat kan de client een verzoek tot inzage van gegevens bij Zorgcentrum de Zuilen indienen. Dat verzoek dient schriftelijk of via een e-mail te worden ingediend bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Zorgcentrum de Zuilen.

Op grond van de AVG kan bezwaar worden gemaakt tegen het verzamelen van persoonlijke gegevens. Daarnaast kan indien van toepassing de toestemming tot verwerking van persoonlijke gegevens worden ingetrokken. Het bezwaar dient schriftelijk of via een e-mail te worden ingediend bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Zorgcentrum de Zuilen.

Op grond van de AVG heeft u recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen, aan te vullen of te verwijderen. Dit wordt het ‘recht op rectificatie en aanvulling’ genoemd. Dit verzoek dient schriftelijk of e-mail te worden ingediend bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Zorgcentrum de Zuilen.

Er worden geen gegevens aan een internationale organisatie doorgegeven. De gegevens worden niet buiten de EU of bij internationale organisaties doorgegeven. Voor meer informatie en vragen over de AVG kunt u terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming van Zorgcentrum de Zuilen.

Gegevens:

Zorgcentrum de Zuilen B.V.
T.a.v. functionaris voor de gegevensbescherming

Ambachtsweg 58
3542 DH Utrecht
06- 23580590

info@zorgcentrumdezuilen.nl